Electronic Filing System dan Sistem Manajemen Dokumen Digital
Tingkatkan efisiensi dan keamanan operasional melalui pengelolaan arsip dan dokumen digital yang terstruktur, berbasis standar industri.
Ditulis & dikurasi olehLiu Purnomo
- Durasi
- 2 hari (09.00 - 16.00 WIB)
- Jadwal Terdekat
- 17-18 November 2026
- Format
- Onsite / Online
Tentang Program
Di era digital saat ini, volume dokumen dan informasi yang terus meningkat menjadi tantangan serius bagi organisasi. Pengelolaan arsip manual yang tidak efisien dapat menghambat alur kerja, meningkatkan risiko kehilangan data, serta mempersulit kepatuhan terhadap regulasi. Banyak perusahaan di Indonesia menghadapi kesulitan dalam transisi menuju sistem pengelolaan dokumen digital yang terintegrasi, seringkali karena kurangnya pemahaman tentang standar, teknologi yang tepat, dan strategi implementasi yang efektif.
Program pelatihan ini dirancang untuk membekali peserta dengan pengetahuan dan keterampilan praktis dalam membangun, mengimplementasikan, dan mengelola Electronic Filing System (EFS) dan Document Management System (DMS) yang efektif. Kami akan membahas prinsip-prinsip kearsipan digital, mulai dari klasifikasi, pengindeksan, hingga keamanan dan pemulihan bencana. Peserta akan diajak untuk berlatih menyusun prosedur pengelolaan dokumen elektronik serta memanfaatkan perangkat lunak yang familiar seperti Microsoft Excel untuk simulasi implementasi eFDM secara step-by-step. Pelatihan ini juga akan mengintegrasikan praktik terbaik dari materi serupa seperti Training Document Control dan Digital Filing System dan Training Document Control dan Filing System Efektif, memastikan cakupan yang komprehensif.
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta akan mampu merancang dan mengimplementasikan sistem pengelolaan dokumen elektronik yang efisien dan aman di organisasi mereka. Hal ini akan berkontribusi pada peningkatan produktivitas, pengurangan biaya operasional, peningkatan kepatuhan terhadap regulasi, serta kesiapan organisasi dalam menghadapi audit dan tantangan manajemen informasi di masa depan, sejalan dengan kebutuhan akan Training Document Control dan Digital Filing System Berbasis ISO yang semakin kompleks.
Untuk Siapa Program Ini?
- Manajer Arsip dan Rekam Jejak
- Staf Administrasi dan Sekretaris
- Spesialis Pengendalian Dokumen
- Manajer Kualitas dan Kepatuhan
- Tim IT yang mengelola infrastruktur data
Outline Materi
01. Modul 1: Pengantar Electronic Filing System & DMS
- Definisi dan Pentingnya EFS serta DMS dalam Organisasi
- Prinsip Dasar Kearsipan Elektronik dan Manajemen Dokumen
- Perbandingan Sistem Manual vs Digital: Tantangan dan Keuntungan
- Kepatuhan Regulasi dan Standar Industri terkait Pengelolaan Dokumen
02. Modul 2: Perancangan Struktur dan Klasifikasi Dokumen Digital
- Metodologi Klasifikasi dan Penamaan Dokumen yang Efisien
- Penyusunan Indeks, Kode, dan Atribut Metadata Dokumen Elektronik
- Strategi Pengelolaan Versi Dokumen (Version Control)
- Perencanaan Lokasi Penyimpanan dan Akses Dokumen
03. Modul 3: Implementasi dan Aplikasi Praktis EFS
- Pemanfaatan Microsoft Excel untuk Simulasi EFS Sederhana
- Teknik Konversi Dokumen Fisik ke Digital (Scanning, OCR)
- Penyusunan Prosedur Penyimpanan dan Distribusi Dokumen Elektronik
- Tips & Trik: Self-Audit dan 5S/5R Patrol untuk Dokumen Digital
04. Modul 4: Keamanan, Aksesibilitas, dan Pemeliharaan Dokumen Digital
- Manajemen Hak Akses dan Tingkat Keamanan Dokumen
- Strategi Pencegahan Kecurangan (Fraud Prevention) dalam Dokumen Digital
- Perencanaan Pemulihan Bencana (Disaster Recovery) untuk Arsip Elektronik
- Penyusunan Kebijakan Penyimpanan dan Retensi Dokumen
05. Modul 5: Studi Kasus dan Rencana Tindak Lanjut
- Analisis Studi Kasus Implementasi EFS/DMS di Berbagai Industri
- Simulasi Step-by-Step Penerapan EFS/DMS dalam Skenario Bisnis
- Pengembangan Rencana Aksi Implementasi EFS/DMS di Organisasi Peserta
- Diskusi Tantangan dan Solusi dalam Migrasi ke Sistem Elektronik
Metode Penyampaian
- Presentasi interaktif
- Studi kasus nyata
- Diskusi kelompok
- Latihan praktis dengan software
- Simulasi implementasi
- Sesi tanya jawab
Fasilitas
- FREE Airport pickup service (antar jemput Hotel/Bandara)
- FREE Transportasi peserta ke tempat pelatihan
- Modul / Handout Training Electronic Filing System dan Sistem Manajemen Dokumen Digital
- FREE Flashdisk
- Sertifikat Training Electronic Filing System dan Sistem Manajemen Dokumen Digital
- FREE Bag or Backpack (Tas Training)
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, dll.)
- 2x Coffee Break, 1x Lunch & Dinner
- FREE Souvenir Exclusive
Lokasi & Investasi Training
Jadwal reguler bulanan tersedia di kota-kota berikut, atau ikuti secara online dari mana saja.
Yogyakarta
Hotel Dafam Malioboro
Rp 6.500.000 / peserta
Jakarta
Hotel Amaris Tendean
Rp 6.500.000 / peserta
Bandung
Hotel Golden Flower
Rp 6.500.000 / peserta
Bali
Hotel Ibis Kuta
Rp 6.500.000 / peserta
Lombok
Hotel Jayakarta
Rp 6.500.000 / peserta
Online
Zoom Meeting
Rp 6.500.000 / peserta
Investasi pelatihan di atas menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call) — silakan hubungi kami untuk penawaran. Apabila perusahaan membutuhkan paket in-house training, anggaran investasi dapat disesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Jadwal Reguler 2026
Pemberitahuan Penting: Jadwal di atas bersifat fleksibel. Bagi calon peserta yang berasal dari luar daerah, Anda diwajibkan untuk menunggu konfirmasi resmi (Confirmation Letter) dari pihak PT Gerbang Akselerasi Sukses (GERAKS) sebelum memesan tiket penerbangan dan akomodasi hotel. Baca Syarat dan Ketentuan.
Ulasan Peserta
4.7 / 5 dari 3 ulasan
“Materi tentang pengindeksan dan klasifikasi dokumen di modul 2 sangat mencerahkan. Saya jadi punya panduan jelas untuk merapikan arsip digital di kantor yang selama ini berantakan.”
Sinta
Supervisor Administrasi
“Instruktur sangat kompeten dan mampu menjelaskan konsep EFS yang kompleks dengan cara yang mudah dipahami. Simulasi menggunakan Excel juga sangat membantu untuk praktik langsung.”
Robi
Manajer Kualitas
“Pelatihan ini memberikan insight baru mengenai aspek keamanan dan disaster recovery dokumen digital. Saya merasa lebih siap untuk menyusun kebijakan yang lebih robust di departemen kami.”
Kirana
Spesialis Kepatuhan
Pertanyaan Umum
Apakah pelatihan ini cocok untuk pemula di bidang kearsipan digital?+
Ya, program ini dirancang untuk peserta dari berbagai tingkat pengalaman, termasuk pemula. Materi akan diawali dengan konsep dasar dan berlanjut ke implementasi praktis.
Apakah ada prasyarat khusus untuk mengikuti pelatihan ini?+
Peserta diharapkan membawa laptop yang telah terinstal Microsoft Office untuk sesi praktik dan simulasi. Tidak ada prasyarat teknis lain yang spesifik.
Bagaimana format pelaksanaan pelatihan ini?+
Pelatihan dapat dilaksanakan secara daring (online) melalui platform video conference interaktif atau secara luring (offline) di lokasi yang disepakati, dengan durasi 2 hari penuh.
Apakah peserta akan mendapatkan sertifikat setelah menyelesaikan pelatihan?+
Ya, setiap peserta yang berhasil menyelesaikan seluruh sesi pelatihan akan mendapatkan sertifikat kehadiran dari GERAKS.
Materi apa saja yang akan didapatkan peserta?+
Peserta akan mendapatkan modul pelatihan lengkap, template yang bisa digunakan, serta akses ke materi pelengkap secara digital.
