Training Document Control dan Digital Filing System Berbasis ISO
Kuasai pengelolaan dokumen yang sistematis, aman, dan efisien sesuai standar internasional untuk mendukung operasional dan kepatuhan organisasi.
Ditulis & dikurasi olehLiu Purnomo
- Durasi
- 2 hari (08.30 - 16.00 WIB)
- Jadwal Terdekat
- 17-18 November 2026
- Format
- Onsite / Online
Tentang Program
Di tengah tuntutan tata kelola organisasi yang semakin kompleks dan pesatnya digitalisasi, pengelolaan dokumen yang efektif menjadi tulang punggung keberhasilan operasional dan kepatuhan. Banyak organisasi di Indonesia masih bergulat dengan tantangan seperti dokumen yang hilang, versi yang tidak konsisten, kesulitan pencarian, dan risiko keamanan informasi. Tanpa sistem pengendalian dokumen yang terstruktur, pengambilan keputusan bisa terhambat, audit menjadi lebih sulit, dan risiko ketidaksesuaian dengan standar industri dapat meningkat secara signifikan.
Program "Training Document Control dan Digital Filing System Berbasis ISO" dari GERAKS dirancang untuk membekali peserta dengan pengetahuan dan keterampilan praktis dalam membangun serta mengimplementasikan sistem pengelolaan dokumen yang robust. Kami akan membahas prinsip-prinsip dasar Document Control sesuai standar ISO (misalnya Quality Control Pekerjaan Konstruksi Sipil dan Training Coal Quality dan Quality Control Batubara), mulai dari siklus hidup dokumen, penomoran, kontrol versi, hingga otorisasi akses. Pelatihan juga akan mendalami transisi ke sistem kearsipan digital, termasuk struktur folder yang efektif, penamaan file, metadata, keamanan data, dan strategi backup. Metode interaktif, studi kasus relevan, dan lokakarya simulasi akan memastikan peserta dapat langsung menerapkan pembelajaran di lingkungan kerja mereka.
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta akan mampu menyusun prosedur pengendalian dokumen yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dan standar yang berlaku, mengurangi risiko operasional akibat kesalahan penanganan dokumen, serta meningkatkan efisiensi melalui digitalisasi. Organisasi akan merasakan dampak positif berupa peningkatan akurasi data, kemudahan audit, kepatuhan yang lebih baik, dan kemampuan untuk merespons dinamika bisnis dengan lebih cepat dan terorganisir. Investasi dalam pelatihan ini adalah investasi dalam fondasi tata kelola informasi yang kuat.
Untuk Siapa Program Ini?
- Document Controller
- Manajer Kualitas/Mutu
- Staf Administrasi & Kearsipan
- IT Support/System Administrator
- Supervisor Operasional
Outline Materi
01. Modul 1: Konsep Dasar Document Control dan Standar ISO
- Definisi, fungsi, dan peran Document Control dalam organisasi
- Siklus hidup dokumen: pembuatan, peninjauan, persetujuan, distribusi, penyimpanan, pemusnahan
- Persyaratan pengendalian dokumen sesuai ISO 9001:2015 dan standar terkait lainnya
- Identifikasi jenis dokumen (internal & eksternal): pedoman, prosedur, instruksi kerja, formulir, rekaman
02. Modul 2: Prosedur Pengendalian Dokumen Efektif
- Teknik penomoran dan identifikasi dokumen (Document Numbering)
- Version Control: pengelolaan perubahan dan status revisi dokumen
- Distribusi dan kontrol akses dokumen (Access Control)
- Pencegahan penggunaan dokumen kedaluwarsa atau tidak valid
- Penyusunan Daftar Induk Dokumen (Master Document List)
03. Modul 3: Implementasi Digital Filing System
- Prinsip dasar pengarsipan digital dan keunggulannya
- Struktur folder, penamaan file, dan metadata yang efektif
- Pengelolaan soft copy dokumen: penyimpanan, akses, dan backup
- Integrasi dengan Document Management System (DMS)
- Pencarian dokumen yang cepat dan akurat di lingkungan digital
04. Modul 4: Keamanan Informasi dan Audit Dokumen
- Proteksi data dan enkripsi pada dokumen digital
- Manajemen hak akses dan kerahasiaan dokumen
- Sistem backup dan Disaster Recovery Plan untuk dokumen
- Audit internal dokumen dan continuous improvement
- Kepatuhan terhadap regulasi industri dan kebijakan internal perusahaan
05. Modul 5: Studi Kasus dan Lokakarya Implementasi
- Analisis studi kasus implementasi Document Control di berbagai industri
- Simulasi penyusunan prosedur pengendalian dokumen
- Praktik membangun struktur folder dan penamaan file digital
- Diskusi tantangan dan solusi dalam implementasi sistem
- Penyusunan rencana aksi pribadi untuk penerapan di organisasi
Metode Penyampaian
- Presentasi Interaktif
- Diskusi Kelompok
- Studi Kasus
- Lokakarya Praktik
- Simulasi
- Sesi Tanya Jawab
Fasilitas
- FREE Airport pickup service (antar jemput Hotel/Bandara)
- FREE Transportasi peserta ke tempat pelatihan
- Modul / Handout Training Training Document Control dan Digital Filing System Berbasis ISO
- FREE Flashdisk
- Sertifikat Training Training Document Control dan Digital Filing System Berbasis ISO
- FREE Bag or Backpack (Tas Training)
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, dll.)
- 2x Coffee Break, 1x Lunch & Dinner
- FREE Souvenir Exclusive
Lokasi & Investasi Training
Jadwal reguler bulanan tersedia di kota-kota berikut, atau ikuti secara online dari mana saja.
Yogyakarta
Hotel Dafam Malioboro
Rp 6.000.000 / peserta
Jakarta
Hotel Amaris Tendean
Rp 6.000.000 / peserta
Bandung
Hotel Golden Flower
Rp 6.000.000 / peserta
Bali
Hotel Ibis Kuta
Rp 6.000.000 / peserta
Lombok
Hotel Jayakarta
Rp 6.000.000 / peserta
Online
Zoom Meeting
Rp 6.000.000 / peserta
Investasi pelatihan di atas menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call) — silakan hubungi kami untuk penawaran. Apabila perusahaan membutuhkan paket in-house training, anggaran investasi dapat disesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Jadwal Reguler 2026
Pemberitahuan Penting: Jadwal di atas bersifat fleksibel. Bagi calon peserta yang berasal dari luar daerah, Anda diwajibkan untuk menunggu konfirmasi resmi (Confirmation Letter) dari pihak PT Gerbang Akselerasi Sukses (GERAKS) sebelum memesan tiket penerbangan dan akomodasi hotel. Baca Syarat dan Ketentuan.
Ulasan Peserta
4.7 / 5 dari 3 ulasan
“Materi tentang Version Control dijelaskan sangat detail, membantu kami mengatasi masalah dokumen ganda yang sering terjadi. Fasilitatornya juga sangat berpengalaman dan mampu menjawab pertanyaan teknis dengan jelas.”
Sutrisno
Manajer Kualitas
“Saya sangat terbantu dengan modul Digital Filing System. Praktik membuat struktur folder dan penamaan file sangat aplikatif. Sekarang lebih yakin untuk memulai transisi ke arsip digital di kantor.”
Kartini
Staf Kearsipan
“Pelatihan ini memberikan insight baru mengenai integrasi Document Control dengan standar ISO 9001. Penjelasan tentang Audit Dokumen membuat saya lebih paham bagaimana menyiapkan sistem agar siap diaudit.”
Irfan
Supervisor Administrasi
Pertanyaan Umum
Apakah pelatihan ini cocok untuk pemula di bidang Document Control?+
Ya, pelatihan ini dirancang untuk peserta dari berbagai tingkatan, termasuk yang baru memulai peran sebagai Document Controller atau yang ingin memperdalam pemahaman dasar hingga menengah.
Metode pembelajaran apa yang digunakan dalam pelatihan ini?+
Kami menggunakan kombinasi presentasi interaktif, diskusi kelompok, studi kasus nyata, lokakarya praktik, dan simulasi untuk memastikan pemahaman yang komprehensif dan aplikatif.
Apakah ada prasyarat khusus untuk mengikuti pelatihan ini?+
Tidak ada prasyarat formal, namun pemahaman dasar tentang operasional kantor dan penggunaan komputer akan sangat membantu dalam mengikuti materi Digital Filing System.
Apakah saya akan mendapatkan sertifikat setelah mengikuti pelatihan?+
Ya, setiap peserta yang menyelesaikan seluruh sesi pelatihan akan mendapatkan sertifikat partisipasi resmi dari GERAKS.
Bagaimana cara mendaftar untuk pelatihan ini?+
Anda dapat mendaftar melalui formulir online di website kami atau menghubungi tim customer service GERAKS untuk bantuan lebih lanjut.
