TRAINING DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM DAN ELECTRONIC FILING
Tingkatkan efisiensi dan keamanan informasi perusahaan melalui pengelolaan dokumen terstruktur dan sistem pengarsipan elektronik modern.
Ditulis & dikurasi olehLiu Purnomo
- Durasi
- 2 hari
- Jadwal Terdekat
- 15-16 September 2026
- Format
- Onsite / Online
Tentang Program
Di tengah pesatnya laju transformasi digital dan kebutuhan akan akuntabilitas yang tinggi, pengelolaan dokumen secara manual tidak lagi memadai. Perusahaan di Indonesia menghadapi tantangan untuk memastikan dokumen penting mudah diakses, aman, dan patuh terhadap regulasi yang berlaku. Kehilangan data, inefisiensi pencarian, serta risiko kebocoran informasi dapat menghambat operasional dan reputasi bisnis. Oleh karena itu, adopsi sistem manajemen dokumen yang modern dan pengarsipan elektronik menjadi sebuah keharusan untuk menjaga daya saing dan tata kelola perusahaan.
Program "TRAINING DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM DAN ELECTRONIC FILING" ini dirancang untuk membekali peserta dengan kompetensi esensial dalam merancang, mengimplementasikan, dan mengelola sistem dokumen secara terpadu. Kami akan membahas prinsip-prinsip inti Document Management System (DMS), mulai dari klasifikasi, kontrol versi, hingga strategi migrasi arsip fisik ke digital. Peserta akan mempelajari best practice untuk membangun sistem pengarsipan elektronik yang efisien, aman, dan sesuai standar seperti ISO 9001, yang juga dibahas dalam program Training Document Control dan Filing System Berbasis ISO 9001:2015. Pendekatan pembelajaran interaktif, studi kasus, dan simulasi praktis memastikan peserta dapat langsung mengaplikasikan pengetahuan yang diperoleh di lingkungan kerja mereka.
Melalui pelatihan ini, perusahaan akan mampu meningkatkan produktivitas tim, meminimalkan risiko operasional dan hukum terkait pengelolaan dokumen, serta memastikan ketersediaan informasi yang akurat dan real-time untuk mendukung pengambilan keputusan strategis. Peserta akan membawa pulang keahlian yang memungkinkan mereka menjadi agen perubahan dalam upaya digitalisasi dan efisiensi organisasi, menciptakan lingkungan kerja yang lebih terstruktur, transparan, dan inovatif.
Untuk Siapa Program Ini?
- Manajer Arsip dan Dokumen
- Staf Administrasi Senior
- Spesialis Kearsipan Digital
- Manajer Kualitas dan Kepatuhan
- Tim IT yang terlibat dalam pengelolaan data
Outline Materi
01. MODUL 1: Konsep Dasar dan Pentingnya Document Management
- Definisi, ruang lingkup, dan fungsi Document Management System (DMS)
- Tantangan pengelolaan dokumen di era digital dan risiko yang terkait
- Manfaat strategis DMS bagi efisiensi, kepatuhan, dan pengambilan keputusan
- Peran dan tanggung jawab tim pengelola dokumen
02. MODUL 2: Standar dan Kebijakan Pengendalian Dokumen
- Pengenalan standar ISO 9001:2015 terkait pengendalian informasi terdokumentasi
- Regulasi nasional dan internasional terkait kearsipan dan perlindungan data
- Penyusunan kebijakan dan prosedur operasional standar (SOP) pengelolaan dokumen
- Klasifikasi dan skema koding dokumen yang efektif
03. MODUL 3: Implementasi Electronic Filing System (EFS)
- Prinsip dasar dan komponen kunci Electronic Filing System
- Struktur folder, penamaan file, dan metadata untuk kemudahan pencarian
- Strategi migrasi arsip fisik ke digital dan penjaminan mutu data
- Pemilihan dan implementasi perangkat lunak DMS/EFS yang sesuai kebutuhan
04. MODUL 4: Keamanan, Kontrol Akses, dan Versi Dokumen
- Membangun sistem kontrol versi dan revisi dokumen yang efektif
- Manajemen akses pengguna dan otorisasi dokumen
- Strategi keamanan data: enkripsi, backup, dan rencana pemulihan bencana
- Pengelolaan dokumen rahasia dan sensitif
05. MODUL 5: Audit, Retensi, dan Peningkatan Berkelanjutan
- Prosedur audit internal dan eksternal untuk kepatuhan dokumen
- Kebijakan retensi dan pemusnahan dokumen yang sesuai regulasi
- Studi kasus implementasi DMS dan EFS di berbagai industri
- Pengukuran kinerja dan peningkatan berkelanjutan sistem pengelolaan dokumen
Metode Penyampaian
- Presentasi Interaktif
- Diskusi Kelompok
- Simulasi Aplikasi DMS
- Studi Kasus Nyata
- Latihan Praktis
- Sesi Tanya Jawab Intensif
Fasilitas
- FREE Airport pickup service (antar jemput Hotel/Bandara)
- FREE Transportasi peserta ke tempat pelatihan
- Modul / Handout Training TRAINING DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM DAN ELECTRONIC FILING
- FREE Flashdisk
- Sertifikat Training TRAINING DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM DAN ELECTRONIC FILING
- FREE Bag or Backpack (Tas Training)
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, dll.)
- 2x Coffee Break, 1x Lunch & Dinner
- FREE Souvenir Exclusive
Lokasi & Investasi Training
Jadwal reguler bulanan tersedia di kota-kota berikut, atau ikuti secara online dari mana saja.
Yogyakarta
Hotel Dafam Malioboro
Rp 6.000.000 / peserta
Jakarta
Hotel Amaris Tendean
Rp 6.000.000 / peserta
Bandung
Hotel Golden Flower
Rp 6.000.000 / peserta
Bali
Hotel Ibis Kuta
Rp 6.000.000 / peserta
Lombok
Hotel Jayakarta
Rp 6.000.000 / peserta
Online
Zoom Meeting
Rp 6.000.000 / peserta
Investasi pelatihan di atas menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call) — silakan hubungi kami untuk penawaran. Apabila perusahaan membutuhkan paket in-house training, anggaran investasi dapat disesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Jadwal Reguler 2026
Pemberitahuan Penting: Jadwal di atas bersifat fleksibel. Bagi calon peserta yang berasal dari luar daerah, Anda diwajibkan untuk menunggu konfirmasi resmi (Confirmation Letter) dari pihak PT Gerbang Akselerasi Sukses (GERAKS) sebelum memesan tiket penerbangan dan akomodasi hotel. Baca Syarat dan Ketentuan.
Ulasan Peserta
4.7 / 5 dari 3 ulasan
“Materi tentang kontrol versi dokumen dan metadata di Modul 4 benar-benar membuka wawasan. Sekarang tim kami punya panduan yang jelas untuk mengelola revisi, tidak lagi bingung dengan versi mana yang terbaru.”
Johan
Manajer Administrasi
“Fasilitator sangat kompeten dan mampu menjelaskan konsep EFS yang kompleks dengan cara yang mudah dipahami. Simulasi implementasi DMS-nya sangat membantu untuk melihat aplikasi di lapangan.”
Fatma
Spesialis Kearsipan
“Pelatihan ini memberikan kerangka kerja yang solid untuk mengintegrasikan DMS dengan standar ISO 9001. Kami jadi lebih yakin dalam menyusun prosedur dan kebijakan pengelolaan dokumen yang patuh.”
Bimantara
Supervisor Kualitas
Pertanyaan Umum
Apa prasyarat untuk mengikuti pelatihan ini?+
Tidak ada prasyarat khusus. Peserta diharapkan memiliki pemahaman dasar tentang pengelolaan dokumen dan komputer, namun materi akan disampaikan dari tingkat dasar hingga menengah.
Apakah pelatihan ini tersedia dalam format daring (online)?+
Ya, pelatihan ini tersedia dalam format daring interaktif melalui platform konferensi video, serta format tatap muka (offline) sesuai permintaan.
Apakah setelah pelatihan akan mendapatkan sertifikat?+
Setiap peserta yang menyelesaikan seluruh sesi pelatihan akan menerima sertifikat kehadiran dari GERAKS sebagai bukti partisipasi dan kompetensi.
Bagaimana cara perusahaan saya mendaftar untuk in-house training?+
Untuk pendaftaran in-house training, perusahaan dapat menghubungi tim marketing kami melalui formulir kontak di situs web atau nomor telepon yang tertera untuk mendiskusikan kebutuhan spesifik dan jadwal yang diinginkan.
Apakah materi pelatihan mencakup pemilihan software DMS?+
Ya, materi akan membahas kriteria pemilihan software DMS/EFS yang sesuai, termasuk fitur-fitur penting dan pertimbangan implementasi, namun tidak berfokus pada satu produk software tertentu.
