Training Document Control dan Digital Filing System
Optimalkan pengelolaan dokumen perusahaan Anda dengan sistem kontrol dan pengarsipan digital yang efisien dan sesuai standar terbaru.
Ditulis & dikurasi olehLiu Purnomo
- Durasi
- 2 hari (08.00 - 16.00 WIB)
- Jadwal Terdekat
- 17-18 November 2026
- Format
- Onsite / Online
Tentang Program
Dalam era digital yang serba cepat ini, pengelolaan dokumen secara manual tidak lagi efisien dan rentan terhadap risiko kehilangan atau kerusakan data. Perusahaan modern di Indonesia menghadapi tantangan besar dalam memastikan akurasi, keamanan, dan aksesibilitas dokumen-dokumen penting seperti SOP, kontrak, dan data inventaris. Tanpa sistem yang terstruktur, pencarian informasi menjadi lambat, proses audit terhambat, dan keputusan bisnis bisa tertunda, yang pada akhirnya memengaruhi produktivitas dan kepatuhan regulasi.
Program "Training Document Control dan Digital Filing System" dari GERAKS dirancang untuk membekali peserta dengan pemahaman mendalam dan keterampilan praktis dalam membangun serta mengelola sistem kearsipan yang efektif, baik fisik maupun digital. Kami membahas konsep dasar kontrol dokumen, standar internasional seperti ISO 9001, hingga implementasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (EDMS) dan migrasi arsip fisik ke digital. Pendekatan interaktif dengan studi kasus dan simulasi langsung memastikan peserta siap mengaplikasikan pengetahuan ini di lingkungan kerja mereka, bahkan dapat membantu dalam penyusunan draft SOP document control & digital filing system yang adaptif.
Melalui pelatihan ini, perusahaan akan meraih efisiensi operasional yang signifikan, mengurangi biaya pengelolaan arsip, dan meningkatkan keamanan informasi. Peserta akan mampu menciptakan sistem kearsipan yang tertib, terstandar, dan mudah diakses, mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat. Ini adalah investasi krusial untuk membangun budaya kerja yang berbasis digital dan memastikan keberlanjutan bisnis di tengah tuntutan transformasi digital yang semakin pesat, selaras dengan kebutuhan untuk Training Accounting Information System (AIS) yang komprehensif.
Untuk Siapa Program Ini?
- Arsiparis dan Staf Pengelola Dokumen
- Manajer Administrasi Umum
- Spesialis Kearsipan Digital
- Staf IT Dukungan Dokumen
- Sekretaris Perusahaan
Outline Materi
01. Modul 1: Fondasi Document Control dan Pentingnya di Era Digital
- Definisi, ruang lingkup, dan fungsi Document Control
- Standar dan regulasi nasional & internasional (ISO 9001, ISO 15489) dalam pengelolaan dokumen
- Tantangan dan manfaat transformasi digital dalam kearsipan
- Aspek legalitas dalam pengarsipan dokumen elektronik
02. Modul 2: Penyusunan Kebijakan dan Prosedur Pengendalian Dokumen
- Metode klasifikasi dan koding dokumen yang efektif
- Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) pengelolaan dokumen
- Teknik penamaan, penyimpanan, dan pengendalian arsip
- Konsep 5-S dalam pengelolaan arsip untuk efisiensi
03. Modul 3: Implementasi Digital Filing System dan EDMS
- Prinsip, manfaat, dan tantangan Digital Filing System
- Pemanfaatan Teknologi Digital dan Elektronik dalam Dokumentasi Arsip
- Pengenalan dan pemilihan perangkat lunak serta platform pengarsipan digital (EDMS)
- Metadata, indeksasi, dan sistem pencarian dokumen elektronik
04. Modul 4: Operasional dan Keamanan Sistem Kearsipan Digital
- Prosedur alih media dan digitalisasi arsip fisik
- Manajemen keamanan data (backup, kontrol akses, otorisasi)
- Integrasi EDMS dengan sistem informasi dan penyimpanan lainnya
- Langkah-langkah operasional aplikasi EDMS (login, user management, workflow)
05. Modul 5: Audit, Evaluasi, dan Peningkatan Berkelanjutan
- Penilaian efektivitas dan kesesuaian sistem pengendalian dokumen
- Pengawasan akses dan preservasi informasi
- Peningkatan berkelanjutan dan best practice dalam kearsipan digital
- Studi kasus dan praktik langsung penggunaan software Document Control
Metode Penyampaian
- Presentasi Interaktif
- Diskusi Kelompok
- Simulasi dan Praktik Langsung
- Studi Kasus
- Modul Pelatihan Hardcopy & Softcopy
- Konsultasi Pasca Pelatihan
Fasilitas
- FREE Airport pickup service (antar jemput Hotel/Bandara)
- FREE Transportasi peserta ke tempat pelatihan
- Modul / Handout Training Training Document Control dan Digital Filing System
- FREE Flashdisk
- Sertifikat Training Training Document Control dan Digital Filing System
- FREE Bag or Backpack (Tas Training)
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, dll.)
- 2x Coffee Break, 1x Lunch & Dinner
- FREE Souvenir Exclusive
Lokasi & Investasi Training
Jadwal reguler bulanan tersedia di kota-kota berikut, atau ikuti secara online dari mana saja.
Yogyakarta
Hotel Dafam Malioboro
Rp 6.500.000 / peserta
Jakarta
Hotel Amaris Tendean
Rp 6.500.000 / peserta
Bandung
Hotel Golden Flower
Rp 6.500.000 / peserta
Bali
Hotel Ibis Kuta
Rp 6.500.000 / peserta
Lombok
Hotel Jayakarta
Rp 6.500.000 / peserta
Online
Zoom Meeting
Rp 6.500.000 / peserta
Investasi pelatihan di atas menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call) — silakan hubungi kami untuk penawaran. Apabila perusahaan membutuhkan paket in-house training, anggaran investasi dapat disesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Jadwal Reguler 2026
Pemberitahuan Penting: Jadwal di atas bersifat fleksibel. Bagi calon peserta yang berasal dari luar daerah, Anda diwajibkan untuk menunggu konfirmasi resmi (Confirmation Letter) dari pihak PT Gerbang Akselerasi Sukses (GERAKS) sebelum memesan tiket penerbangan dan akomodasi hotel. Baca Syarat dan Ketentuan.
Ulasan Peserta
4.7 / 5 dari 3 ulasan
“Materi tentang ISO 15489 dan implementasi EDMS sangat relevan dengan kebutuhan perusahaan kami. Fasilitator mampu menjelaskan konsep yang kompleks menjadi mudah dipahami, langsung bisa diterapkan untuk proyek digitalisasi arsip kami.”
Sutrisna
Manajer Kearsipan
“Pelatihan ini memberikan banyak insight baru, terutama bagian penamaan dan koding dokumen yang selama ini sering kami abaikan. Diskusi kelompok tentang studi kasus nyata juga sangat membantu untuk memahami tantangan di lapangan.”
Putra
Staf Administrasi Dokumen
“Saya sangat terkesan dengan sesi praktik simulasi penggunaan software Document Control. Ini sangat membantu tim IT kami dalam memahami kebutuhan infrastruktur dan konfigurasi yang tepat untuk sistem kearsipan digital perusahaan.”
Melina
Supervisor IT Support
Pertanyaan Umum
Apa saja persyaratan untuk mengikuti training ini?+
Peserta disarankan memiliki latar belakang pekerjaan yang berkaitan dengan pengelolaan dokumen atau administrasi, namun tidak ada prasyarat khusus lainnya. Pemahaman dasar tentang penggunaan komputer akan sangat membantu.
Apakah pelatihan ini tersedia dalam format online?+
Ya, kami menyediakan opsi pelatihan secara daring (online) melalui platform konferensi video interaktif. Selain itu, kami juga menyelenggarakan pelatihan tatap muka (offline) di berbagai kota besar.
Apakah saya akan mendapatkan sertifikat setelah menyelesaikan pelatihan?+
Setiap peserta yang menyelesaikan seluruh sesi pelatihan akan mendapatkan Sertifikat Kehadiran dari GERAKS sebagai bukti partisipasi dan penyelesaian program.
Bagaimana cara melakukan pendaftaran untuk training ini?+
Anda dapat mendaftar melalui situs web kami dengan mengisi formulir pendaftaran yang tersedia, atau menghubungi tim GERAKS melalui telepon/email untuk bantuan lebih lanjut.
Apakah materi pelatihan mencakup standar kearsipan pemerintah?+
Ya, materi pelatihan mencakup referensi standar dan regulasi kearsipan nasional yang relevan, termasuk konteks Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) jika diterapkan.
