Training Document Control Management System
Optimalkan pengelolaan dokumen perusahaan Anda dengan sistem kontrol terintegrasi, memastikan kepatuhan, efisiensi, dan keamanan informasi di era digital.
Ditulis & dikurasi olehLiu Purnomo
- Durasi
- 2 hari (efektif 14 jam)
- Jadwal Terdekat
- 17-18 November 2026
- Format
- Onsite / Online
Tentang Program
Di tengah tuntutan regulasi yang semakin ketat dan volume data yang terus bertambah, perusahaan di Indonesia menghadapi tantangan besar dalam mengelola dokumen secara efektif. Tanpa sistem kontrol dokumen yang terstruktur, risiko kehilangan informasi krusial, ketidakpatuhan standar seperti ISO 9001, dan inefisiensi operasional dapat mengancam keberlangsungan bisnis. Kebutuhan akan pengelolaan dokumen yang sistematis, mulai dari pembuatan hingga pemusnahan, menjadi krusial untuk menjaga integritas data dan mendukung pengambilan keputusan yang cepat dan akurat.
Program Training Document Control Management System dari GERAKS dirancang untuk membekali peserta dengan pengetahuan dan keterampilan praktis dalam membangun serta mengimplementasikan sistem pengelolaan dokumen yang robust. Kami akan membahas secara komprehensif mulai dari konsep dasar ISO 30301 dan ISO 9001:2015 Klausul 7.5, hingga penguasaan teknik identifikasi, klasifikasi, distribusi, dan pengendalian dokumen fisik maupun digital. Peserta juga akan dibimbing dalam memahami regulasi lokal seperti UU PDP dan UU ITE yang relevan dengan pengelolaan dokumen. Program ini juga melengkapi kompetensi Anda dengan modul seperti Training Document Control dan Digital Filing System atau Training QHSE Management System Lead Auditor untuk keahlian yang lebih spesifik.
Melalui pendekatan interaktif dan studi kasus yang relevan, peserta akan mampu merancang arsitektur dokumen, menyusun Daftar Induk Dokumen yang efektif, serta menguasai prosedur pengelolaan siklus hidup dokumen. Lulusan program ini akan membawa pulang keahlian yang memungkinkan mereka untuk meminimalisir kesalahan kerja akibat dokumen usang, memastikan ketersediaan informasi terkini, dan secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional organisasi. Ini adalah investasi penting untuk menjaga keunggulan kompetitif perusahaan di pasar yang dinamis.
Untuk Siapa Program Ini?
- Document Controller
- Staf Administrasi & Kearsipan
- Manajer Kualitas/QHSE
- Manajer Rekor Informasi
- Staf TI yang terlibat dalam DMS
Outline Materi
01. Modul 1: Konsep Dasar & Kerangka Regulasi
- Pengantar ISO 30301:2019 (Management Systems for Records) dan ISO 9001:2015 Klausul 7.5 (Documented Information).
- Peran dan tanggung jawab Document Controller dalam menjaga integritas informasi.
- Implikasi UU Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) dan UU ITE dalam pengelolaan dokumen.
02. Modul 2: Arsitektur & Klasifikasi Dokumen
- Teknik penyusunan Daftar Induk Dokumen (Master List) yang efektif dan traceable.
- Sistem pengkodean (Coding System) dan penomoran dokumen yang sistematis.
- Hierarki dokumen: Kebijakan, Manual, SOP, Instruksi Kerja, dan Formulir/Rekaman.
03. Modul 3: Siklus Hidup Dokumen (Document Lifecycle)
- Prosedur pembuatan (Drafting), peninjauan (Review), dan persetujuan (Approval) dokumen.
- Matriks distribusi dokumen dan mekanisme penarikan dokumen usang (Obsolete).
- Proses revisi dan pemeliharaan dokumen untuk memastikan selalu terkini.
04. Modul 4: Pengendalian Dokumen dan Rekaman
- Tata cara mengendalikan dokumen (penyusunan, pengesahan, distribusi, penarikan).
- Tata cara mengendalikan rekaman (identifikasi, penyimpanan, perlindungan, penelusuran).
- Kiat-kiat praktis penerapan pengendalian dokumen untuk kepatuhan dan efisiensi.
05. Modul 5: Transformasi Digital & Electronic DMS (EDMS)
- Strategi alih media (Scanning & Digitization): OCR, Metadata, dan Indexing.
- Memilih platform DMS yang tepat (On-Premise vs Cloud) dan manajemen versi digital.
- Penerapan Access Control List (ACL) dan Audit Trail untuk keamanan informasi.
06. Modul 6: Retensi, Pemusnahan, dan Audit
- Menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA) berdasarkan nilai guna dan regulasi.
- Prosedur pemusnahan dokumen rahasia (Secure Destruction) dan pembuatan Berita Acara.
- Simulasi Audit Dokumen: Teknik menghadapi auditor eksternal dan menindaklanjuti temuan.
Metode Penyampaian
- Presentasi Interaktif
- Diskusi Kelompok
- Studi Kasus Bisnis
- Simulasi & Praktik
- Sesi Tanya Jawab
- Workshop
Fasilitas
- FREE Airport pickup service (antar jemput Hotel/Bandara)
- FREE Transportasi peserta ke tempat pelatihan
- Modul / Handout Training Training Document Control Management System
- FREE Flashdisk
- Sertifikat Training Training Document Control Management System
- FREE Bag or Backpack (Tas Training)
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, dll.)
- 2x Coffee Break, 1x Lunch & Dinner
- FREE Souvenir Exclusive
Lokasi & Investasi Training
Jadwal reguler bulanan tersedia di kota-kota berikut, atau ikuti secara online dari mana saja.
Yogyakarta
Hotel Dafam Malioboro
Rp 6.000.000 / peserta
Jakarta
Hotel Amaris Tendean
Rp 6.000.000 / peserta
Bandung
Hotel Golden Flower
Rp 6.000.000 / peserta
Bali
Hotel Ibis Kuta
Rp 6.000.000 / peserta
Lombok
Hotel Jayakarta
Rp 6.000.000 / peserta
Online
Zoom Meeting
Rp 6.000.000 / peserta
Investasi pelatihan di atas menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call) — silakan hubungi kami untuk penawaran. Apabila perusahaan membutuhkan paket in-house training, anggaran investasi dapat disesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Jadwal Reguler 2026
Pemberitahuan Penting: Jadwal di atas bersifat fleksibel. Bagi calon peserta yang berasal dari luar daerah, Anda diwajibkan untuk menunggu konfirmasi resmi (Confirmation Letter) dari pihak PT Gerbang Akselerasi Sukses (GERAKS) sebelum memesan tiket penerbangan dan akomodasi hotel. Baca Syarat dan Ketentuan.
Ulasan Peserta
4.7 / 5 dari 3 ulasan
“Materi ISO 30301 dan integrasinya dengan UU PDP sangat relevan dengan pekerjaan saya. Simulasi audit dokumen juga sangat membantu untuk persiapan menghadapi auditor.”
Siska
Document Control Specialist
“Bagus sekali! Pemateri menjelaskan tentang penyusunan Master List dan coding system dengan sangat jelas, membuat saya lebih percaya diri dalam menata arsip di kantor.”
Junaedi
Supervisor Kearsipan
“Saya jadi paham bagaimana alur siklus hidup dokumen yang benar, terutama bagian penarikan dokumen usang. Ini sangat mengurangi risiko kesalahan di tim kami.”
Anisa
Staf Administrasi
Pertanyaan Umum
Apa prasyarat untuk mengikuti pelatihan ini?+
Tidak ada prasyarat khusus. Pelatihan ini dirancang untuk individu dengan berbagai tingkat pengalaman yang ingin meningkatkan kompetensi dalam pengelolaan dokumen.
Apakah pelatihan ini tersedia dalam format online?+
Ya, kami menyediakan pelatihan ini dalam format online interaktif melalui Zoom Meeting, selain opsi tatap muka (offline) di berbagai kota.
Materi apa saja yang akan saya dapatkan?+
Peserta akan mendapatkan hardcopy dan softcopy modul pelatihan, serta akses rekaman sesi (untuk kelas online) dan sertifikat kelulusan.
Bagaimana cara proses pendaftaran dan pembayaran?+
Anda dapat menghubungi tim kami melalui website atau telepon untuk informasi pendaftaran dan opsi pembayaran yang tersedia.
Apakah ada diskon untuk pendaftaran kelompok?+
Ya, kami menawarkan penawaran khusus untuk pendaftaran kolektif dari satu perusahaan. Silakan hubungi kami untuk mendapatkan detail lebih lanjut.
